Tidrapportering och dokumentation

Du som konsult tidrapporterar till oss veckovis i vår app ”Timekeeper” (eller via webbläsare på din dator, det väljer du själv!). Nedan finner du info kring detta. Ladda gärna ner så snart som möjligt och testa:

  1. Ladda ner Timekeeper appen till din telefon eller logga in i webbläsaren www.timekeeper.se
  2. Du loggar in med din e-postadress samt lösenord: Protemporekonsult1 (du kommer bli ombedd att ändra detta lösenord vid första inloggning)
  3. Registrera total arbetade tid per dag på ditt projekt under ”kundtid”. Beroende på överenskommelsen kring ditt uppdrag kan du ha access till ytterligare tidkoder. Det meddelar vi dig isåfall.
  4. Lägg en kommentar (1-2 meningar räcker!) för varje dag som kortfattat beskriver dina arbetsuppgifter. Det är viktigt för oss att vår konsult dokumenterar – på en övergripande nivå – var de lägger sin tid. Detta hänger med på vår kundfaktura varje månad. Dokumentationen ska inte innehålla några detaljer om kundens verksamhet.
  5. När du lagt in dina timmar för veckan så glöm inte att trycka på ”skicka in veckan”. Gör gärna detta senast söndag kväll. Vid månadsskifte kan du behöva skicka in mitt i veckan, men det påminner vi också om.

Då och då har vi kunder som ber om att få se din tidrapportering löpande. Du kan då dela direkt med dem via Timekeeper genom att, via webbläsare, gå till rapporter / detaljerad rapport / kundgodkännande. Glöm inte att välja rätt period uppe i högra hörnet. Då får kunden en länk med access till dina tider där de kan ”godkänna”.

Vi ser gärna att du fakturerar oss senast första dagen i månaden efter avslutad månad. Information om var och hur du ska fakturera finner du i vårt signerade avtal.

Uppföljning

Vi finns alltid tillgängliga för dialog och feedback, men vår process ser ut så att vi hör av oss till både dig och kunden någon gång under de två första veckorna av uppdraget för att säkra att allt flyter på enligt plan. Beroende på längd på uppdraget har vi sedan avstämning var 5-6 vecka (ibland oftare och ibland glesare med dig som konsult).

Vår konsultportal

Håll gärna din tillgänglighet och kompetensprofil uppdaterad i vår PRO TEMPORE portal, där du loggar in med din primära LinkedIn e-mail. Har du problem med ditt inlogg så hör av dig till den du känner bäst hos oss eller till ekonomi@protempore.com.

Utläggsredovisning

På vissa uppdrag har man arbetsrelaterade utlägg såsom resor, etc som är godkända på förhand av kunden. För att underlätta kring faktureringen av dessa är det viktigt att de registreras på rätt sätt i Timekeeper (TK).

Utlägg, ej milersättning:

I TK, välj ”Lägg till artikel” och där under väljer du ”Utlägg att debiteras kund”. I rutan ”Antal enheter” anger du ”1”, och i rutan ”Pris per enhet” ska du ange beloppet exklusive moms. I kommentarsfältet ser vi gärna att du anger vad utlägget avser, samt beloppet exklusive och inklusive moms. Se nedan bild med exempel där man har gjort ett utlägg på 475 SEK + moms, totalt 503,50 SEK.

Fakturan som du sedan skickar till oss i slutet av månaden ska då vara på 475 SEK + moms, och ha aktuella kvitton bifogade. Tänk på att hantera kvitton var för sig. För varje kvitto du har, ska du göra ett ”Utlägg att debiteras kund” i TK.

Det är viktigt att utlägg registreras i samma månad som du fakturerar oss för utlägget. Detta då dina tid- och utläggsrapporter i TK är kopplade till vår fakturering och behöver överensstämma med den faktura vi får från dig.

Milersättning:

Om du har ett uppdrag där det är överenskommet att du ska få milersättning, väljer du ”Lägg till artikel” och sedan ”Milersättning kunduppdrag XX SEK / mil”, beroende på vad som är överenskommet på ditt uppdrag. Ange vart du har rest samt hur många mil det rörde sig om i rutan ”Antal enheter”.

I slutet av månaden fakturerar du oss samma antal mil till samma à pris, och givetvis i samma period som artikeln är registrerad i TK.

Bakgrundskontroll

För att påvisa avsaknaden av ekobrott hos våra konsulter så gör vi alltid en bakgrundskontroll ur belastningsregistret. Denna kontroll genomförs via en sökning i rättsdatabas som tillhandahålls av en extern leverantör och som innehåller offentliga domar och beslut från Sveriges samtliga domstolar och åklagarmyndigheter. Kontrollen kommer vara aktiv under hela uppdragsperioden. I enlighet med vår GDPR policy kommer ingen information sparas eller hanteras utanför vår externa leverantörs databas.

Vår ekonomikoordinator Karin Gustafsson samt vi andra på PRO TEMPORE finns alltid tillgängliga för eventuella frågor.

Vi ser fram emot att arbeta tillsammans med dig!

+46 707 782441